Externe Fach-Events planen: Zahlt sich der Aufwand überhaupt aus?

Ein externes Fach-Event auf die Beine zu stellen, ist für Unternehmen oft aufwendig: Von der Gästeliste über die Location bis hin zu Abläufen und Budgets – es gibt viel zu organisieren. Der finanzielle und zeitliche Aufwand kann erheblich sein, was die Frage aufwirft: Lohnt sich das alles wirklich? In diesem Beitrag beleuchten wir, welchen Nutzen ein externes Fach-Event bietet und worauf bei der Planung zu achten ist, damit es zu einem nachhaltigen Erfolg wird.

Der Wert externer Fach-Events

Externe Fachveranstaltungen richten sich an eine bestimmte Zielgruppe außerhalb eines Unternehmens – etwa an BranchenexpertInnen, Fachleute oder andere Interessierte eines bestimmten Fachbereiches. Solche Events können in Form von Konferenzen, Messen, Seminare oder Workshops stattfinden und drehen sich stets um ein spezielles Thema. Sie bieten eine gute Gelegenheit, sich über Entwicklungen in der Branche zu informieren, Trends zu diskutieren, sich mit Gleichgesinnten auszutauschen und neue Kontakte zu knüpfen.

Mittelständische Firmen profitieren von derartigen Fach-Events auf mehreren Ebenen:

Aufmerksamkeit und Sichtbarkeit: Externe Veranstaltungen schaffen eine Bühne, um das Unternehmen, seine Produkte und Dienstleistungen vorzustellen sowie direktes Feedback von Außenstehenden oder potenziellen Kunden einzuholen.

Netzwerken und Partnerschaften: Fach-Events fördern den Austausch mit wichtigen Stakeholdern und bieten Raum, neue Partnerschaften anzubahnen.

Langfristiges Image und Positionierung: Gelungene Messen, Workshops und Seminare bleiben im Gedächtnis, stärken das positive Image und können das Unternehmen als Vordenker der Branche auftreten lassen.

So gelingt ein externes Event

Damit das externe Event nachhaltig im Gedächtnis der Zielgruppe bleibt, muss es gut geplant und durchgeführt werden. Nachfolgend einige Tipps:

Vor dem Event:

• Ziele und Zielgruppe definieren: Was soll das Event erreichen? Für wen ist die Veranstaltung geeignet?
• Relevantes Thema und passendes Format wählen: Soll es eine Konferenz, ein Workshop, ein Seminar oder etwas anderes sein?
• Datum festlegen: Schulferien, Feiertage und parallele Branchen-Events beachten
• Budget planen: um den Überblick über alle Eventkosten zu behalten – von der Location über die Fotobox bis zum Catering
• Passende Location ermitteln: gut erreichbar und erfüllt die technischen Anforderungen – z. B. Sound und Beleuchtung
• Event rechtzeitig über verschiedene Kanäle kommunizieren: bei Social Media pushen, auf der Website ankündigen und Einladungen verschicken, um Aufmerksamkeit zu generieren
• MitarbeiterInnen briefen: individuelle Aufgaben und klare Rollen zuteilen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten

Während des Events:

• Technik prüfen: kurz vor Beginn der Veranstaltung die Technik testen und so einen störungsfreien Ablauf sicherstellen
• Netzwerkmöglichkeiten bieten: z. B. durch Pausen mit Verpflegung, Q&A-Sessions oder eine ausklingende Abendveranstaltung
• Interaktive Elemente einbauen: Live-Abstimmungen, Quizze oder Umfragen lockern die Atmosphäre auf
• Live-Einblicke des Events auf Social Media teilen: beispielsweise in Form von Storys oder kurzen Videos auf Instagram, Facebook oder LinkedIn

Nach dem Event:

• Erfolg messen: Wurden die Ziele erreicht?
• Feedback einholen und so Verbesserungspotenziale identifizieren: etwa durch Umfragen und Rückblicke auf Social Media
• Kontakte, die während des Events geknüpft wurden, pflegen: strategisch über Social Media, durch Mails, persönliche Anrufe oder Einladungen zu weiteren Events

Sie möchten ein externes Fach-Event auf die Beine stellen?

Mithilfe einer durchdachten Strategie und Kommunikation bleibt ein externes Event nachhaltig positiv in Erinnerung. Um für die Planung und Durchführung einer solchen Veranstaltung nicht Ihre internen Ressourcen zu überlasten, können Sie auf die Expertise externer Fachleute zurückgreifen. Unsere Event-Spezialistin Nora Körner steht Ihnen gern zur Seite – melden Sie sich einfach unter +49 351 43755 12 oder koerner@abg-partner.de