KI-Tools werden nicht automatisch sinnvoll genutzt, nur weil das Unternehmen Lizenzen gekauft hat. MitarbeiterInnen müssen verstehen, warum eine Anwendung eingeführt wird, was sich verändert und welche Regeln gelten. Sie brauchen außerdem die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Tools auszuprobieren und Feedback zu geben.
Viele UnternehmerInnen möchten KI-Tools im Arbeitsalltag einsetzen. Zum einen, weil die Sorge besteht, technologisch den Anschluss zu verlieren. Zum anderen erhoffen sie sich effizientere Prozesse, neue Möglichkeiten für Produkte und Dienstleistungen sowie Entlastung.
Schnell werden dann Lizenzen gekauft, Zugänge eingerichtet und die neue Anwendung in einem Meeting vorgestellt. Die Botschaft lautet ungefähr:
„Wir nutzen ab jetzt KI!“
Und nun? Begeisterung? Aufbruchsstimmung? Gemeinsames Ausprobieren?
Nicht unbedingt. Denn die Botschaft trifft meist nicht nur auf Begeisterte, die ohnehin jedes neue Tool ausprobieren. Im Unternehmen gibt es oft auch SkeptikerInnen, die KI grundsätzlich kritisch sehen, und Menschen, die sich bislang kaum mit dem Thema beschäftigt haben.
Eine knappe Mitteilung reicht deshalb nicht aus.
Wie lässt sich der Einsatz von KI sinnvoll vermitteln?
Die Einführung von KI sollte als Change-Prozess verstanden werden und daher nicht nur technisch vorbereitet, sondern auch kommunikativ begleitet werden.
1. Klären, wer von der Veränderung betroffen ist
Nicht jede Person im Unternehmen muss jedes KI-Tool nutzen. In einem Produktionsunternehmen können beispielsweise Marketing, Personalbereich oder IT mit generativen KI-Anwendungen arbeiten. In der Produktion selbst kommen wiederum andere Systeme infrage, etwa bei Qualitätskontrollen oder Wartungsprognosen.
Ein Unternehmen sollte deshalb prüfen:
- Welche Abteilungen sollen/können KI einsetzen?
- Welche Arbeitsabläufe verändern sich dadurch?
- Wer ist direkt und wer nur indirekt betroffen?
Die Kommunikation kann anschließend an die jeweiligen Zielgruppen angepasst werden.
2. Kernbotschaften formulieren
Gemeinsame Kernbotschaften sorgen dafür, dass alle Verantwortlichen über Abteilungsgrenzen hinweg ähnlich kommunizieren.
Sie sollten unter anderem klären:
- Warum setzt das Unternehmen KI ein?
- Welche Ziele werden damit verfolgt?
- Welche Aufgaben sollen erleichtert werden
3. Ängste nicht kleinreden
Vorbehalte gegenüber KI sollten weder ignoriert noch vorschnell als Technikfeindlichkeit abgetan werden. Viele Fragen sind berechtigt:
- Verbraucht KI nicht enorme Mengen an Energie und Wasser?
- Was passiert mit vertraulichen Daten?
- Wo bleibt die menschliche Kreativität?
- Wie zuverlässig sind die Ergebnisse?
- Werden Arbeitsplätze abgebaut?
- Wer trägt die Verantwortung für Fehler?
Change Communication spricht diese Punkte offen an. Sie erklärt, wie das Unternehmen mit Risiken und Unsicherheiten umgeht.
4. MitarbeiterInnen aktiv einbeziehen
Beschäftigte kennen ihre Arbeitsabläufe am besten. Sie wissen, wo Zeit verloren geht, welche Tätigkeiten sich wiederholen und wo ein vermeintlich hilfreiches Tool eher zusätzliche Arbeit verursachen würde.
Es ist daher sinnvoll, sie von Anfang an ins Boot zu holen. Sie können überlegen:
- Wo könnte KI tatsächlich unterstützen – und wo nicht?
- Welche Tools sind geeignet?
- Welche Risiken und Grenzen bestehen?
- Welche Daten dürfen eingegeben werden?
5. Raum zum Lernen und Ausprobieren schaffen
Wer noch wenig Erfahrung mit KI hat, braucht Zeit und Unterstützung. Hilfreich sind beispielsweise:
- Schulungen und Workshops
- Leitfäden
- Feste Ansprechpersonen
- Regelmäßige Austauschrunden
Übrigens: Am einfachsten ist der Umgang mit neuen Technologien dort, wo Offenheit, Ausprobieren, Rückmelden und Gespräche über Veränderungen längst zur Unternehmenskultur gehören. Dann entstehen Impulse möglicherweise sogar aus den Teams selbst.
Du siehst den Nutzen von KI und willst dein Team auf den Einsatz vorbereiten? Wir begleiten dich gerne bei der Kommunikation. Kommt gerne auf Ilka Stiegler zu: +49 351 43755 11 oder stiegler@abg-partner.de
FAQ: KI im Unternehmen einführen
Wie starte ich am besten mit der Einführung von KI?
Nicht mit dem Kauf möglichst vieler Lizenzen, sondern mit einem konkreten Anwendungsfall. Prüfe zunächst, wo im Unternehmen Zeit verloren geht, welche Aufgaben sich wiederholen und wo KI tatsächlich entlasten könnte. Frage MitarbeiterInnen!
Wie gehe ich mit Skepsis und Widerstand um?
Wichtig ist, Einwände ernst zu nehmen und offen über Knackpunkte wie Datenschutz, Fehleranfälligkeit, Ressourcenverbrauch und mögliche Veränderungen von Aufgaben zu sprechen. Skepsis ist nicht automatisch Ablehnung, sondern kann auf berechtigte Risiken hinweisen.
Was ist, wenn sich ein KI-Tool als ungeeignet erweist?
Dann sollte es angepasst oder wieder verworfen werden. Eine Testphase ist kein Scheitern, sondern hilft dabei, Fehlentscheidungen zu vermeiden, bevor Zeit und Geld in eine ungeeignete Lösung fließen.
Warum ist die Einführung von KI ein Change-Prozess?
Weil KI Arbeitsabläufe, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und die Zusammenarbeit verändern kann. Deshalb reicht es nicht, Technik bereitzustellen und zu sagen „Ab heute wird KI genutzt“. MitarbeiterInnen müssen verstehen, was sich verändert, warum die Veränderung sinnvoll ist und wie sie damit umgehen sollen.
