Interne Umfragen als Maßnahme zur Mitarbeiterbindung

Der Fachkräftemangel in Deutschland befindet sich auf einem Rekordniveau: Die Zahl der offenen Stellen erreichte allein im März 2022 einen Höchstwert von 1,5 Millionen – über 45 Prozent mehr als im Vorjahresmonat. Dies zeigte eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln. Doch nicht nur die Neugewinnung von Fachkräften ist heute eine zentrale Aufgabe. Es ist ebenso wichtig, bestehende MitarbeiterInnen an das Unternehmen zu binden. Dies gelingt mithilfe verschiedener Anreize wie einer positiven Arbeitsatmosphäre, guten Konditionen oder etwa der Möglichkeit zum Homeoffice. Ein weiteres effektives Mittel können auch interne Umfragen unter den MitarbeiterInnen sein. Wie diese zur Bindung beitragen und richtig umgesetzt werden, davon handelt dieser Beitrag.

Interne Umfragen, Mitarbeiterbefragung – Was ist das?

Eine Mitarbeiterbefragung oder Mitarbeiterumfrage dient dazu, verschiedene Meinungen und Einschätzungen der MitarbeiterInnen eines Unternehmens zu erfassen und unter bestimmen Zielvorgaben auszuwerten. Die Umfragen beziehen sich dabei in der Regel auf den Arbeitsalltag und die Zufriedenheit der Belegschaft – doch was wird damit bezweckt?

Interne Umfragen – Das Vertrauen des bestehenden Personals fördern

Eine zuverlässige und effektiv genutzte Umfrage kann gerade in etwas größeren Unternehmen dabei helfen, unerkannte Potenziale unter den MitarbeiterInnen zu identifizieren sowie Reibungsverluste in den Abläufen zu beseitigen. Gleichzeitig können Führungskräfte ihre Qualitäten verbessern und so das Engagement und die Loyalität ihrer Mitarbeitenden erhöhen. Denn mit zunehmender Größe und Komplexität von Unternehmen wird es schwieriger, sich permanent im persönlichen Gespräch über interne Themen auszutauschen.

Die Motivation und Leistung der bestehenden Fachkräfte sind vor allem abhängig von ihren Arbeitsbedingungen. Diese werden im Unternehmen vorwiegend von der Unternehmensleitung sowie den Führungskräften aller Ebenen gestaltet. Auch eine langzeitig gepflegte Unternehmenskultur und etablierte Kommunikationsprozesse tragen dazu bei. Deswegen ist es wichtig, zu wissen, welche Bedingungen in welchem Bereich und bei welchen Personengruppen die Motivation beeinflussen. Dadurch können diese gezielt und spezifisch verbessert werden.

Stellschrauben für Optimierungen finden

Oft wirken im Berufsleben emotional belegte Themen stärker als materielle Dinge wie das Gehalt oder die zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel. Zu diesen Themen zählen Wertschätzung, persönliche Entfaltung und Perspektiven, aber auch die etablierte Kommunikationskultur und das Verhalten der Führungskräfte sind relevant. In einer internen Umfrage werden diese Gegebenheiten untersucht, bewertet und so Stellschrauben für gezielte Verbesserungen identifiziert.

Eine relativ einfache Durchführung und ein direktes und ehrliches Feedback der eigenen Fachkräfte macht die Mitarbeiterumfrage zu einem wichtigen Instrument, um die Situation am Arbeitsplatz zu verbessern und interne Herausforderungen aufzudecken.

Grundsätzliche Rahmenbedingungen

Für ein erfolgreiches Durchführen der Mitarbeiterbefragung sind verschiedene Bedingungen zu erfüllen. In erster Linie sollte die Anonymität aller Befragten vollständig gewahrt werden. Dies dient dazu, dass jede und jeder Befragte seine oder ihre ehrliche Meinung äußert, ohne etwas zu beschönigen oder sich um die Reaktion der Vorgesetzten zu sorgen. Auch sämtliche Bestimmungen bezüglich des Datenschutzes müssen eingehalten werden. Zusätzlich sollte überprüft werden, ob die Befragung für alle Teilnehmenden verständlich aufbereitet wurde, damit nicht versehentlich eine Verfälschung der Aussagen stattfindet.

Der Zeitpunkt entscheidet

Es ist grundsätzlich empfehlenswert, eine Mitarbeiterbefragung nicht in Zeiten vieler Abwesenheiten oder wiederkehrender jährlicher Ereignisse durchzuführen. In den Sommermonaten und insbesondere auch in den Ferien befinden sich viele Mitarbeitende im Urlaub. Dadurch fällt die Anzahl möglicher TeilnehmerInnen deutlich geringer aus. Weitere Abwesenheitsgründe können beispielsweise Messen, Inventuren oder das Weihnachtsgeschäft sein. Wenn ein geeigneter Zeitpunkt gefunden wurde, kann mit der Befragung begonnen werden. Doch wie läuft das ab?

Die richtige Durchführung

Der Ablauf einer internen Umfrage richtet sich stets nach den individuellen Zielen und Themen, die damit verbunden sind. Deswegen sollte zunächst festgehalten werden, welche Absichten mit der Mitarbeiterumfrage verfolgt werden. Dies dient später auch einer transparenten Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Anschließend kann der Fragebogen gestaltet werden.

Auch die Fragen der Erhebung beziehen sich inhaltlich und ihrer Formulierung nach auf die festgelegten Ziele. Falls zuvor bereits einmal eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt wurde, ist es sinnvoll, einige Fragen davon noch einmal zu stellen. So können frühere und aktuelle Aussagen miteinander verglichen werden. Themen, zu denen die Erhebung von Mitarbeitermeinungen geeignet sein kann, sind:

• Interne Kommunikation
• Arbeitsmotivation
• Gehalt
• Arbeitszeiten- und Urlaubsregelung
• Weiterbildungs- und Förderungsbedarf

Um die Befragung durchzuführen, wird allen teilnehmenden Fachkräften der Fragebogen digital oder ausgedruckt zugestellt. Wichtig ist, Unklarheiten aufzulösen und Hinweise zu einer korrekten Bearbeitung zu geben. Auch AnsprechpartnerInnen für etwaige Rückfragen sollten in diesem Zusammenhang benannt werden. Um zu verhindern, dass der Fragebogen zwischen allen anderen Aufgaben in Vergessenheit gerät, sollte zudem ein Bearbeitungszeitraum vorgegeben werden.

Im letzten Schritt wird der Fragebogen ausgewertet und analysiert. Sobald der Bearbeitungszeitraum beendet ist, werden die Fragebögen im besten Fall zeitnah ausgewertet, damit der aktuelle Ist-Zustand des Unternehmens erfasst wird.

Den Worten sollten Taten folgen!

Der letzte und wichtigste Schritt im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung ist es, Entscheidungen zu treffen, wie auf die erhaltenen Änderungswünsche eingegangen werden kann, und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Nur dann erfüllt die Befragung einen Zweck. Wenn Mitarbeitende bemerken, dass sich aufgrund ihres Feedbacks etwas verbessert, gewinnen sie Vertrauen in Führungskräfte, kommende Maßnahmen und letztlich das gesamte Unternehmen.

Für Vorgesetzte und die Geschäftsleitung kann es eine Herausforderung darstellen, sich mit den Befindlichkeiten der KollegInnen auseinanderzusetzen und zielführende Maßnahmen daraus abzuleiten. Dann ist es empfehlenswert, die Mitarbeitenden selbst in die Entwicklung verschiedener Maßnahmen mit einzubeziehen. Auch externe Partner können nützliche Unterstützung bei einer internen Befragung leisten.

Interne Umfragen – Wir begleiten Sie

Sie planen eine Mitarbeiterbefragung, wünschen sich aber Unterstützung bei der Konzeption und Umsetzung? Unsere Sparringspartnerin Nora Körner steht Ihnen unter der Nummer +49 351 43755 12 oder der E-Mail-Adresse koerner@abg-partner.de gern zur Verfügung.