Auch der letzte Eindruck zählt: Offboarding erklärt – inklusive sechs Praxistipps
Irgendwann ist er für jeden Mitarbeitenden gekommen: der letzte Arbeitstag. Ganz gleich, von welcher Seite die Kündigung erfolgt, die Trennung sollte möglichst so verlaufen, dass beide Parteien ohne Bauchschmerzen auch ein zweites Mal im Leben aufeinandertreffen können. Hier kommt das sogenannte Offboarding ins Spiel. Es hilft Arbeitgebern, beim Ausscheiden von Mitarbeitenden einen professionellen letzten Eindruck zu hinterlassen. Wir erklären in diesem Beitrag, wie das gelingen kann.
Jemand kommt, jemand anderes geht: Offboarding
Während das Onboarding der schnellen Einarbeitung und guten Eingliederung neuer MitarbeiterInnen dient, bezeichnet „Offboarding“ oder auch „Exit-Management“ den bewusst organisierten Unternehmensaustritt von Beschäftigten. Ziel des Offboarding-Prozesses ist es in erster Linie, eine positive Atmosphäre für die Person zu schaffen, die das Unternehmen verlässt. Dabei sollten On- und Offboarding nicht getrennt voneinander gesehen werden.
Offboarding – der ungeliebte Zwilling des Onboardings?
Für gewöhnlich konzentrieren sich Unternehmen in Bezug auf ihre Beschäftigten auf den Beginn der Zusammenarbeit. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Startet ein neues Teammitglied, soll sichergestellt werden, dass die Einarbeitung so schnell und reibungslos wie möglich erfolgt. Dadurch wird ein produktiver Einstieg und zukünftig eine erfolgreiche Zusammenarbeit gefördert. Während die Notwendigkeit eines guten Onboardings für das Personalmanagement mittlerweile allgemein anerkannt ist, wird strukturiertes Offboarding oftmals vergessen – meist eine vertane Chance.
Menschen sehen sich häufig zweimal im Leben
Auch wenn der Prozess des Offboardings zunächst zusätzliche Arbeit erfordert, ist seine Bedeutung nicht zu unterschätzen – schließlich sehen sich Menschen sprichwörtlich oft zweimal im Leben. Die Investitionen in ein strukturiertes Offboarding können sich insbesondere positiv auf das Employer Branding auswirken. Schließlich formen auch ehemalige Mitarbeitende durch das Teilen ihrer persönlichen Erfahrungen die Arbeitgebermarke mit. Nach dem Austritt sind sie somit wichtige MarkenbotschafterInnen und können im Freundes-, Familien- und Bekanntenkreis als wertvolle Fürsprecher auftreten oder Empfehlungen aussprechen. Gehen sie hingegen im Schlechten mit einem Unternehmen auseinander, haben ihre Erzählungen und Bewertungen womöglich einen negativen Einfluss auf den Ruf eines Arbeitgebers.
Basis für einen späteren Wiedereinstieg
Ein guter Umgang mit scheidenden Mitarbeitern ist auch deshalb wichtig, weil diese Personen wertvolles Wissen über Arbeitsabläufe und Kunden haben, das sie an KollegInnen und NachfolgerInnen weitergeben können. Ein erfolgreiches Offboarding kann außerdem die Basis für eine spätere Rückkehr sein. Deshalb sollten KMU jenen Beschäftigten, mit deren Leistung sie zufrieden waren, die Tür für eine mögliche Wiedereinstellung offenhalten. Sie können mit ihnen beispielsweise über einen Talent-Pool weiterhin in Kontakt bleiben.
Sechs Tipps für eine optimale Offboarding-Erfahrung
Trennen sich die Wege von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, ist Fingerspitzengefühl gefragt. Der Abschied sollte für beide Seiten professionell und ohne einen „schlechten Beigeschmack“ abgewickelt werden. Darüber hinaus gilt es, weitere Fragen des Offboarding-Prozesses zu klären. Zum Beispiel: Wann sollte das Team über die Kündigung informiert werden; wer nimmt den Platz der ausscheidenden Person ein? Folgende sechs Tipps können dabei helfen, einen guten Übergang im Unternehmen zu gestalten:
Tipp eins: Ehrliche und offene Kommunikation
Sowohl bei der Kommunikation im Team als auch mit KundInnen oder externen PartnerInnen gilt es, transparent zu sein. Außerdem sollte darüber informiert werden, wie das weitere Vorgehen in Bezug auf die personelle Veränderung sein wird. Hier bietet sich beispielsweise auch eine Offboarding-Checkliste für den Beschäftigten an, in der alle weiteren Schritte wie Austrittsdatum, Rückgabe von Firmeneigentum, Termine für Übergabe- und Abschlussgespräche vermerkt sind.
Tipp zwei: Unterstützungsmaßnahmen anbieten
Im Idealfall werden die Beschäftigten nach der Kündigung nicht alleingelassen. Je nach Grund des Ausscheidens und der Art der weiteren Laufbahn, können Unternehmen ihre ehemaligen Angestellten mit verschiedenen Maßnahmen bei der beruflichen Neuorientierung unterstützen – indem sie zum Beispiel hilfreiche Kontakte herstellen.
Tipp drei: Aufgaben dokumentieren
Insbesondere wenn Beschäftigte lange und eigenständig in einem Unternehmen tätig waren, ist eine detaillierte Dokumentation der Aufgabengebiete unerlässlich. Nur so ist garantiert, dass kein Know-how verloren geht. Zudem erleichtert das Dokumentieren von Aufgaben die Einarbeitung des Nachfolgers erheblich.
Tipp vier: Faires Arbeitszeugnis
Jeder Mitarbeitende hat das Recht auf ein Arbeitszeugnis. Arbeitgeber sollten ihre ehemaligen Beschäftigten auf deren neuen beruflichen Wegen mit aussagekräftigen Arbeitszeugnissen unterstützen. Im Gegenzug können Unternehmen ihre Mitarbeitenden bitten, eine positive Unternehmensbewertung auf Bewertungsportalen wie beispielsweise kununu zu hinterlassen.
Tipp fünf: Freundliche Verabschiedung
In vielen Unternehmen ist es üblich, eine Ausstandsfeier zu gestalten. Meist bringen Beschäftigte selbst einen Kuchen oder Ähnliches mit. Natürlich kann auch der Arbeitgeber aktiv werden, indem er etwa ein kleines Abschiedsgeschenk überreicht. Diese Geste verdeutlicht die Wertschätzung und bestärkt das professionelle Offboarding.
Tipp sechs: Netzwerk pflegen
„Stay in Contact“ lautet die Devise. KMU sollten den Draht zu ihren ehemaligen Mitarbeitenden halten und so auch ihr Netzwerk erweitern. Ein gutes Medium bilden dabei sogenannte Alumni-Netzwerke. Dort kann der Kontakt zu vormaligen Mitarbeitenden weiterbestehen. Gleichzeitig können diese den alten Arbeitgeber empfehlen – etwa an neue KollegInnen oder ihrem aktuellen Unternehmen als potenziellen Geschäftspartner.
Offboarden Sie professionell!
Eine Kündigung bedeutet nicht automatisch, dass Unternehmen keine Verantwortung mehr für ihre Beschäftigten tragen. Wird der Moment verpasst, einen gut durchdachten Offboarding-Prozess zu etablieren, schaden Firmen damit oft langfristig der eigenen Arbeitgebermarke und Betriebskultur. Verständlich, dass Sie deshalb einen souveränen Offboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen etablieren wollen. Wir unterstützen Sie gern dabei! Wenden Sie sich mit Fragen dazu oder zu anderen Themen des Employer Brandings an Ilka Stiegler. Per Telefon: +49 351 4375511 oder per Mail: stiegler@abg-partner.de
