Digitale Veränderungen intern kommunizieren: so gelingt Change

Das digitale Umfeld entwickelt sich rasant. Die Integration digitaler Technologien und Prozesse ist unerlässlich. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass die Einführung neuer Technologien nötig ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben und langfristig den Erfolg zu sichern. Doch während die Implementierung der neuen digitalen Infrastrukturen oft im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit der Führungskräfte steht, wird nicht selten ein entscheidender Aspekt vernachlässigt: die Mitnahme der Belegschaft.

Dabei erfordert die Einführung neuer digitaler Arbeitsweisen und Technologien nicht nur eine technische Anpassung der Prozesse, sondern auch eine effektive Kommunikation mit den MitarbeiterInnen und Stakeholdern. Denn letztendlich sind es diese Menschen, die mit den Neuerungen arbeiten müssen und den Erfolg oder Misserfolg einer digitalen Transformation bestimmen.

Digitale Veränderung kommunizieren: Mitarbeitende wollen einbezogen werden

Der Deutsche Gewerkschaftsbund stellt in seinem Jahresreport „DGB-Index Gute Arbeit 2022“ einige interessante Ergebnisse vor:

• 40 Prozent der 6.700 Befragten fühlen sich durch die Digitalisierung in ihrer Arbeitswelt stärker belastet, statt entlastet.
• 75 Prozent haben keinen Einfluss darauf, wie die digitale Technik an ihrem Arbeitsplatz eingesetzt wird – obwohl sie damit arbeiten müssen.
• Wenn keine Beteiligung möglich ist, werden die Ergebnisse der Digitalisierung durch die Betroffenen deutlich kritischer bewertet.

Hier zeigt sich: Bei der Einführung neuer digitaler Technologien sollten Beschäftigte einbezogen und beteiligt werden. Ansonsten kann das Leistungspotenzial nicht ausgeschöpft werden.

Digitale Veränderungen kommunizieren: Wie gelingt das?

Beschäftigte sollten schon bei der Planung einer Digitalisierungsmaßnahme ins Boot geholt und aktiv eingebunden werden. Erste Ansätze:

• Bedarf analysieren: Eine umfassende Bedarfsanalyse hilft dabei, die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen der MitarbeiterInnen zu verstehen. Fragen zu den derzeitigen Arbeitsprozessen können Verbesserungspotenziale aufdecken.
• Feedback einholen: Durch das regelmäßige Einholen von Feedback der MitarbeiterInnen lassen sich Meinungen und Vorschläge zur geplanten digitalen Technologie erfassen. Bedürfnisse und Ideen können so berücksichtigt werden, um die Lösung bestmöglich auf die Arbeitsabläufe zuzuschneiden.
• Maßnahmen testen: In einer Pilotphase können ausgewählte MitarbeiterInnen die neue Technologie testen und ihr Feedback geben. Dies ermöglicht es, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vor der breiten Einführung vorzunehmen.

Die Realität sieht noch anders aus

Der DGB-Befragung zufolge kann nur jeder vierte Mitarbeitende Einfluss darauf nehmen, wie der eigene Arbeitsplatz und die eigene Arbeitsweise durch neue digitale Maßnahmen verändert wird. Die Folge: Die Beschäftigten fühlen sich der digitalen Lösung am Arbeitsplatz ausgeliefert und die Motivation sinkt. Gerade den älteren, weniger technikaffinen Generationen, fällt es mitunter schwer, sich an neue digitale Arbeitsmittel zu gewöhnen oder den Umgang damit zu erlernen.

Unterstützung durch Veränderungskommunikation

Ein Change-Management-Programm inklusive stringentem Kommunikationsplan unterstützt die MitarbeiterInnen bei der Anpassung an die Veränderungen. So kann der Arbeitgeber sicherstellen, dass sie sich in der neuen Arbeitsumgebung wohl und produktiv fühlen. Dazu zählt beispielsweise die Schulung von internen Experten. MitarbeiterInnen, die ein besonderes Interesse oder Talent im Umgang mit dem neuen digitalen Tool haben, dienen ihren KollegInnen als AnsprechpartnerInnen. Sie können in regelmäßigen Meetings offene Fragen beantworten und bei Problemen zur Seite stehen.

Kommunizieren Sie anstehende digitale Veränderungen gezielt!

„Digitalisierung ist Managementsache. Das wird schon passen!“ – Unternehmen, die diesen Ansatz bei ihren Digitalisierungsvorhaben verfolgen, müssen mit erheblichen internen Schwierigkeiten bei der Umsetzung rechnen. Eine sorgfältige und zielgerichtete Kommunikation kann die Akzeptanz und den Erfolg eines neuen digitalen Tools bei den MitarbeiterInnen fördern. Planen Sie einen Digitalisierungsprozess in Ihrem Unternehmen und benötigen strategische Unterstützung bei der Kommunikation? Dann ist Ina Jahn, Senior Consultant, die perfekte Ansprechpartnerin für Sie. Erreichbar ist Sie per Telefon: 0351 43755 35 oder per E-Mail: jahn@abg-partner.de.