Home Office in der Krise – wie Unternehmer das Beste aus der Situation machen

Es herrscht Ausnahmezustand aufgrund der Corona-Krise: Das öffentliche Leben wurde auf ein Minimum beschränkt, es geht um Hygiene, Ansteckungsgefahr und Kontaktvermeidung. Auch Arbeitgeber müssen sich ihrer Verantwortung in der aktuellen Situation bewusst sein  und den persönlichen Kontakt im eigenen Unternehmen so weit wie möglich einschränken. Eine Möglichkeit, physische Distanz zu schaffen und trotzdem arbeitsfähig zu bleiben, ist das Home Office.

Ist Home Office mehr als eine Notlösung?

Sicherlich: In manchen großen Konzernen ist die Arbeit von zu Hause nichts Neues. Doch für viele Mittelständler ist es derzeit eher eine spontane Notlösung. Sie haben damit kaum Erfahrung und stehen vor einigen Herausforderungen. Aber mit den richtigen Tipps und Tricks wird die Herausforderung gemeistert – und das Home Office vielleicht auch nach der Krise zur praktischen Alternative.

Home Office: Die Grenzen kennen

Wer auf Home Office umsteigt, muss zuerst überlegen, welche Arbeiten nicht online erledigt werden können. Arbeitgeber und -nehmer sollten einen Plan machen, wie sie damit umgehen. Ein Kern-Team muss womöglich die Stellung im Unternehmen halten und wichtige Dokumente müssen beispielsweise per Kurier zu den Mitarbeitern geschickt werden. Vieles ist machbar. Für manche Branchen ist das Home Office natürlich trotz aller digitalen Möglichkeiten keine Option: das produzierende Gewerbe, die Bau- und Logistikbranche, der öffentliche Fern- und Nahverkehr, Handwerksbetriebe und viele mehr. Wer jedoch die Möglichkeit hat, seine Belegschaft auch von zu Hause aus arbeiten zu lassen, sollte dies in der aktuellen Situation auch nutzen.

Zusammenarbeit und Kommunikation im Home Office

Bei Fragen einfach mal bei den Mitarbeitern im Büro vorbeischauen, fällt natürlich erst einmal aus. Doch das 21. Jahrhundert bietet eine Menge Kommunikations-Tools, die hier Abhilfe schaffen. Auch der Kontakt mit Kunden erfordert derzeit ein hohes Maß an Flexibilität von beiden Seiten. Daher sind klare Absprachen und verlässliche Prozesse in Kommunikation und Projektmanagement wichtige Erfolgsfaktoren für die Arbeit von Zu Hause. 

Die Vorbereitungszeit fehlt in Krisensituationen

Normalerweise nehmen sich Arbeitgeber und Mitarbeiter für die Vorbereitung auf das Home Office genügend Zeit – beispielsweise um die technischen Voraussetzungen wie VPN-Zugänge und Rufnummernumleitungen einzurichten. In der derzeitigen Krise fehlte die Vorlaufzeit leider komplett. Dennoch kann man mit einigen simplen Tools bei fast allen Kommunikations- und Projektmanagementprozessen Abhilfe schaffen. Diese Werkzeuge stehen zum Großteil sogar kostenlos zur Verfügung und helfen, die Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern aufrecht zu halten. Arbeitgeber müssen ihr Team nur ausreichend informieren und festlegen, welche Tools für die Unternehmenskommunikation aus dem Home Office verwendet werden.

Diese sechs Tools unterstützen die Kommunikation im Home Office

1. Bürogespräche à la Slack

Slack ist ein kostenloser Instant-Messaging-Dienst, der vor allem für die Absprache im Team gedacht ist. Weil der rege und direkte Austausch für die Arbeit oft wichtig ist, ist Slack ein nützliches Tool im Home Office.

2. Aufgabenmanagement mit Trello

Organisation ist alles. Mit Trello gelingt sie auch von zu Hause aus. Über sogenannte Boards können Aufgaben verwaltet werden. Das ermöglicht eine gute Übersicht, was aktuell bearbeitet wird oder noch bearbeitet werden muss. Praktisch an Trello ist auch die Möglichkeit der Push-Benachrichtigungen per Mail. Somit gerät trotz der ungewohnten Situation kaum eine Aufgabe in Vergessenheit.

3. Online-Datenaustausch

Wer räumlich getrennt arbeitet, muss öfter mal eine Datei hin- und herschicken – vor allem, wenn kein Zugriff auf den Firmen-Server möglich ist. Vom Home Office aus kann das über eine Cloud geregelt werden. Die bekanntesten Vertreter hierfür sind Dropbox, We Transfer, Microsofts OneDrive und Google Drive. Die iCloud von Apple und die Amazon Cloud stellen Alternativen dar.

4. Video-Konferenzen

Auch wenn niemand im Unternehmen ist, müssen Meetings nicht ausfallen. Zoom beispielsweise ermöglicht Online-Video-Konferenzen zwischen einzelnen Teilnehmern oder einem ganzen Team. Bereits in der kostenlosen Variante können bis zu 100 Teilnehmer an einem Video-Meeting teilnehmen. Die Dauer einer Gruppenbesprechung ist hier jedoch auf 40 Minuten bei Sessions mit drei oder mehr Teilnehmern beschränkt.

5. Ordnung im Home Office

Ordnung ist besonders in der ungewohnten Home-Office-Situation eine wichtige Voraussetzung für strukturiertes Arbeiten. Oft stapeln sich die Notizen und Klebezettel – wichtige Infos werden zwar notiert, gehen aber bald im Stapel unter. Evernote hilft dabei, Notizen, Fotos und Dokumente zu ordnen. Die App sortiert die Infos nach dem Erstelldatum, außerdem gibt es eine Erinnerungsfunktion. Wer bei einem Video-Meeting oder Anruf Notizen macht, kann diese anschließend mit den Kollegen teilen.

6. Ablenkungen vermeiden

Nur mal eben bei Whatsapp schauen, die Blumen gießen, einen Snack aus der Küche holen – Ablenkungen gibt es im Home Office viele. Mit der App Goodtime können produktive Phasen festgelegt werden: Für exakt 25 Minuten ist auf dem Handy ein Timer zu sehen, der nicht geschlossen werden darf. Danach erlaubt die App dem Nutzer fünf Minuten Pause. Ziel ist es, in den Arbeits-Etappen möglichst produktiv zu sein und in der Auszeit auf den Pausen-Timer zu achten. Dadurch sollen alle Ablenkungen in den Hintergrund treten.

Besteht Anspruch auf Home Office?

Viele Arbeitgeber ermöglichen ihren Mitarbeitern in der Corona-Krise  das Home Office, um die physische Distanz zu gewährleisten. Doch welche rechtlichen Regelungen gelten dabei überhaupt? Besteht beispielsweise ein Anspruch auf Home Office? Nein. Sofern im Unternehmen keine verbindliche Betriebsvereinbarung zum Home Office vorliegt und auch kein entsprechender Tarifvertrag, wie er beispielsweise in der Metall- und Elektroindustrie existiert, herrscht Präsenzpflicht. Auch die allgemeine Krisensituation ist kein Grund für die Arbeitnehmer, einfach zu Hause zu bleiben. In der aktuellen Lage gibt es dazu jedoch oft eine spontane Abstimmung zwischen Arbeitgeber und -nehmer.

Dürfen Mitarbeiter gezwungen werden, ins Home Office zu gehen?

Nein. Home Office ist grundsätzlich immer freiwillig. Arbeitgeber haben kein Recht, über den privaten Wohnraum ihrer Mitarbeiter zu verfügen. Das Grundgesetz garantiert in Artikel 13 die Unverletzlichkeit der Wohnung. Dennoch sehen beispielsweise die Gewerkschaften in der gegenwärtigen Situation die Notwendigkeit, vermehrt Möglichkeiten zum Home Office zu gewährleisten und auch wahrzunehmen. Dies ist jedoch weiterhin ein allgemeiner Appell an die Werktätigen und keine Pflicht.

Wie wird die Arbeitszeit im Home Office geregelt?

Sind im Arbeitsvertrag feste Arbeitszeiten festgelegt, gelten diese auch im Home Office. Es sei denn, es wurde etwas anderes vereinbart. Ein Vorteil des Home Office ist die freie Zeiteinteilung. Allerdings muss dabei auch zu Hause das Arbeitszeitgesetz eingehalten werden: sowohl was die Höchstarbeitszeit von normalerweise acht Stunden als auch was die Vorschrift zur Ruhezeit von mindestens elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen angeht. Lockerungen des Gesetzes gibt es bisher nur vereinzelt – bei den für die Grundversorgung wichtigen Betrieben. Die Arbeitszeiterfassung erfolgt im Home Office auf Vertrauensbasis. Auch für Eltern, die aktuell ihre Kinder zu Hause betreuen müssen, gilt das Arbeitszeitgesetz.

Was ist mit dem Datenschutz?

Natürlich sind auch die Datenschutzgesetze im Home Office zu beachten. Sensible Informationen dürfen nicht offen in der Wohnung abgelegt werden und der Zugang zu betriebsinternen Systemen muss geschützt sein. In den Rechtstipps des DGB heißt es dazu: „Der Arbeitgeber müsse gewährleisten, dass die Beschäftigten die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen während der Tätigkeit zuhause dauerhaft einhalten können. Der Arbeitnehmer muss sicherstellen, dass er allein (keine Familienangehörigen oder Dritte) Zugang zu PC und Mobiltelefon und damit zu vertraulichen Daten am Home-Office-Arbeitsplatz hätten.“

Ist ein Unfall im Home Office versichert?

Auch im Home Office sind Beschäftigte bei Arbeitsunfällen gesetzlich versichert. Dies gilt jedoch nur für Unfälle, die unmittelbar im Zusammenhang mit der Arbeit passieren. Geht der Arbeitnehmer beispielsweise nach dem Essen ins Bad, um sich die Hände zu waschen, fällt über das Spielzeug seiner Kinder und verletzt sich dabei, greift die gesetzliche Unfallversicherung nicht.

Home Office – ein Ausblick

In der Corona-Krise kann dank Home Office und digitaler Technik ein Teil der Wirtschaft aufrechterhalten werden. Das sichert auch vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen das Bestehen. Vielleicht sehen einige Betriebe dadurch auch nach der Krise im Home Office eine praktische und flexible Lösung für die Zusammenarbeit. Es ist derzeit jedoch noch nicht abzusehen, ob und wie sich die Arbeitswelt verändern wird. Doch eins zeigt die derzeitige Situation deutlich: Home Office kann funktionieren.

Auch wir machen Home Office

ABG Marketing möchte natürlich seinen Teil zur Eindämmung der Pandemie und dem Schutz der Mitarbeiter und Kunden beitragen. Deshalb arbeiten auch einige Mitglieder unseres Team derzeit von zu Hause aus. Unsere Erfahrungen damit möchten wir gern mit Ihnen teilen und haben dazu eine kleine Kampagne auf Instagram gestartet. Für Sie als Kunden ändert sich durch unser Home Office natürlich kaum etwas.

Melden Sie sich jederzeit gern mit Ihren Fragen und Wünschen an Ilka Stiegler: 0351 437 55 11 oder stiegler@abg-partner.de