Keine halben Sachen – Social Media im Job

Will sich ein Unternehmen heutzutage bei seiner Zielgruppe Gehör verschaffen und sich mit ihr austauschen, ist eine Präsenz in Social-Media-Kanälen unverzichtbar. Das bestätigt auch der Social Media Atlas 2019. Er zeigt: 44 Prozent aller erwerbstätigen Internet-Nutzer in Deutschland verwenden die sozialen Medien auch im Beruf. Tendenz steigend. Diese Entwicklung bringt allerdings auch Herausforderungen mit sich, für die es Lösungen zu finden gilt.

Wer verwaltet die sozialen Kanäle?

Oftmals ist in einer Firma nicht genau geregelt, wer für das Bespielen der Social-Media-Kanäle zuständig ist. Deshalb macht es mal der Eine, mal der Andere. Nicht selten wird diese Aufgabe auch den jüngeren Praktikanten oder dem Sohn der Chefin überlassen, denn „die müssen es ja wissen“, sie sind als Generation Z schließlich damit aufgewachsen. Manche Entscheider haben Berührungsängste mit sozialen Plattformen, Angst vor Shit-Storms oder unterschätzen die Verantwortung, die im Umgang mit Social Media erforderlich ist. Ein Großteil würde freiwillig wohl keines der sozialen Netzwerke im Unternehmen nutzen, gäbe es denn eine Alternative. Doch soll man diese wichtige Arbeit deshalb gleich dem Praktikanten übertragen?
Unser Tipp: Lieber nicht! Für eine einheitliche und strukturierte Außendarstellung auf sozialen Kanälen sollten diese von nur einer verantwortlichen Person betreut werden. Sie hat den Überblick und kann einschätzen, wie Beiträge auszusehen haben, was zu welchem Zeitpunkt funktioniert und was logisch aufeinander folgen sollte.

Regeln für Social Media festlegen

Gibt es jemanden, der die Zugänge zu den sozialen Netzwerken verwaltet, wartet bereits das nächste Problem. Nur in seltenen Fällen ist im Arbeitsvertrag vereinbart, auf welche Art und Weise mit den Online-Accounts verfahren werden soll. Doch können bestimmte Beiträge, Formulierungen oder schlicht zu viele Rechtschreibfehler ein schlechtes Licht auf die Firma werfen.
Deshalb gilt es, eindeutige Regeln und Richtlinien für den Umgang mit den Zugängen festzulegen, zum Beispiel:

• Wer ist wofür genau verantwortlich?
• Welche Inhalte sind relevant?
• Welche Sprache (Corporate Language) spricht das Unternehmen?
• Auf welche gestalterischen Besonderheiten soll Wert gelegt werden?
• Wer kontrolliert die Beiträge?
• Was sind absolute No-Gos?

Am besten werden diese Vereinbarungen schriftlich festgehalten und an alle betroffenen Mitarbeiter kommuniziert.

Schutz der Mitarbeiterdaten

Jetzt kann ja nichts mehr schiefgehen, oder? Doch! Die vielleicht größte Herausforderung stellt der Account an sich dar. Bei Plattformen wie Xing oder Facebook lassen sich Unternehmensprofile nur dann erstellen, wenn man einen privaten Account hinterlegt. Natürlich gibt es die Möglichkeit, ein unechtes Profil für diesen Zweck zu erstellen, jedoch sollte man sich bewusst sein, dass man sich dabei den jeweiligen AGBs entsprechend strafbar macht.
Grundsätzlich ist es möglich, ein Firmenprofil über einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin laufen zu lassen, allerdings braucht es laut DSGVO dafür seine oder ihre ausdrückliche Zustimmung. Zudem ist kein Mitarbeiter verpflichtet, sein privates Profil für solche beruflichen Zwecke zur Verfügung zu stellen. Spätestens, wenn der Kollege das Unternehmen verlässt, kann das zu Komplikationen führen: Dann nimmt er auch sein privates Profil und damit den Zugang zum Unternehmensaccount mit.

Im Gegensatz zu Facebook und Xing ist bei Instagram und Twitter die Trennung von privaten und beruflichen Profilen möglich. Hier kann also ein Job-Account angelegt werden, der rein berufliche Informationen des Mitarbeitenden enthält. Dabei nicht vergessen: Vertraglich festlegen, dass der Account dem Unternehmen gehört und beim Jobwechsel wieder abgegeben werden muss. Manche Social Networks wie WhatsApp verlangen die Herausgabe von Handynummern. Dass jemand seinen Privatanschluss verwenden muss, kann mithilfe eines Diensthandys umgangen werden. Möglich sind auch Gespräche über Skype, denn hierzu wird ebenfalls keine Privatnummer benötigt.

Der Teufel steckt in den AGBs

„Ja, ich akzeptiere die Nutzungsbedingungen“ – jeden Tag bestätigen wahrscheinlich Millionen Menschen ihre Zustimmung zu AGBs, von denen sie nicht einmal die erste Seite gelesen haben. Oft liegt das am großen Umfang der Dokumente. Außerdem „steht da ja eh nur unwichtiger Fachkauderwelsch drin“. Aber ist dieser wirklich unwichtig?
Man sollte gerade bei Social Media genau kontrollieren, was man veröffentlicht und was nicht. Einmal gepostet, ist eine Rücknahme quasi unmöglich – das Internet vergisst nie. Kurz nicht aufgepasst, wird schnell das falsche Bild hochgeladen.
Eine weitere Tatsache erfordert Umsicht: Durch die Zustimmung zu den AGBs tritt ein Mitarbeitender in den meisten Fällen die Nutzungsrechte an den eigenen Daten und Bildern an die Plattform ab. Das heißt, diese können ohne erneute Zustimmung von den Plattforminhabern verwendet werden. Nicht selten hört man zudem von Datendiebstahl und illegalem Handel mit Social-Media-Daten. Im schlimmsten Fall kann dadurch dem Ruf der Firma geschadet werden.

Kündigung – Wem gehört der Account?

Verlässt ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin das Unternehmen, ist er oder sie verpflichtet, alle nötigen Zugangsdaten zum Betriebsaccount offenzulegen, damit die Unternehmensseite von jemand anderem weitergeführt werden kann. Jedoch kann er von seinem früheren Arbeitgeber die Löschung seiner privaten Daten verlangen, die zur beruflichen Nutzung von Social Media verwendet wurden.

Die Nutzung der sozialen Medien zu Marketing- und Kommunikationszwecken hat Vor- aber auch Nachteile. Wichtig ist es, ein Gefühl für mögliche Fallstricke zu entwickeln, die neuen Möglichkeiten kritisch zu prüfen und Potenziale bedacht zu nutzen. Sollten Sie dabei Hilfe benötigen, melden Sie sich doch unverbindlich bei uns. Wir unterstützen Sie gern: Franziska Bücker, Telefon 0351 437 55 29 oder buecker@abg-partner.de