Change im Unternehmen angemessen kommunizieren – häufige Fehler vermeiden

Veränderungen in einem Unternehmen sind notwendig, aber sie sorgen auch oft für Unsicherheit, Unzufriedenheit oder Widerstand – vor allem, wenn sie nicht oder nicht gut kommuniziert werden. MitarbeiterInnen fürchten sich vor Mehrarbeit, Kunden fühlen sich übergangen und Führungskräfte stehen plötzlich vor einem Berg an Rückfragen, weil niemand versteht, was, warum und wie sich etwas ändert.

Ein neuer Abteilungsleiter, eine neue Software, eine Übernahme oder umfassende Unternehmenssanierung … „Change“ kann in einem mittelständischen Betrieb Vieles bedeuten. Das klare Ziel der Umgestaltungen ist aber in den meisten Fällen: das Unternehmen voranbringen. Doch nicht selten führen solche Veränderungsprozesse aufgrund von Kommunikationsschwierigkeiten zu sinkender Motivation, Gerüchten, Missverständnissen, unzufriedenen Kunden oder sogar Widerstand. Doch all das lässt sich verhindern! Wir zeigen drei typische Fehler in der Veränderungskommunikation – und wie sie vermieden werden können.

Fehler 1: nix sagen oder Betroffene zu spät einweihen

Mit „Was ist denn hier los?“ in einen Arbeitstag zu starten, weil etwa plötzlich eine neue Kollegin im Büro sitzt oder eine Software über Nacht ausgetauscht wurde, ist für viele Beschäftigte ein eher unschönes Vergnügen. Ebenso frustrierend ist es für Kunden, die ein gewohntes Produkt bestellen möchten, nur um festzustellen, dass es gar nicht mehr existiert. Erst am Tag X von einer Veränderung zu erfahren, löst Unsicherheit aus – und Widerstand.

Besser:

• Veränderungen frühzeitig, regelmäßig und transparent kommunizieren, z. B. mit Teammeetings, E-Mails, Mitarbeiterzeitung, Newslettern, Aushängen oder Website-Updates
• Betroffene über alle Phasen des Change-Prozesses hinweg informieren
• Anlaufstelle für Fragen und Feedback bereitstellen, Austausch anbieten

Fehler 2: MitarbeiterInnen nicht einbeziehen

Veränderungen betreffen die Belegschaft oft direkt. Schließlich sind sie es, die mit der neuen Führungskraft zusammenarbeiten oder die neue Software nutzen sollen. Wenn MitarbeiterInnen nicht mitgenommen werden, fühlen sie sich übergangen. Das kann zu Demotivation, Unsicherheit, Gerüchten in der Kaffeeküche und letztlich Widerstand und Produktivitätsverlust führen.

Besser:

• MitarbeiterInnen von Anfang an in den Prozess einbinden, um die Veränderungsbereitschaft zu steigern.
• Raum für Fragen, Feedback und Bedenken geben. Beschäftigte können sagen, wo ihnen der Schuh drückt und so Verbesserungen anregen.
• Sie zu MitgestalterInnen machen – das stärkt die Akzeptanz und das Engagement.

Fehler 3: nicht zielgruppengerecht kommunizieren

Nicht alle Stakeholder brauchen die gleiche Informationstiefe – zu viele oder irrelevante Infos können genauso schädlich sein wie fehlende Kommunikation. Werden etwa die MitarbeiterInnen oder Kunden mit zu vielen Details überfrachtet oder erhalten sie Informationen, die für sie nicht relevant sind, kann das Verwirrung stiften, Unsicherheit verstärken und Misstrauen schüren. MitarbeiterInnen müssen beispielsweise nicht umfangreich über die Lieferung bestimmter Produkte, Kunden nicht über interne Abläufe informiert werden.

Besser:

• Zielgruppen und ihre Informationsbedürfnisse analysieren
• Den richtigen Kommunikationskanal wählen: E-Mail, persönliche Meetings, schwarze Bretter, Pressemitteilungen – je nach Zielgruppe, Brisanz der Veränderung und Unternehmensgröße.
• Kommunikation als kontinuierlichen Prozess verstehen, nicht als einmalige Ansage.

Wenn du Change-Prozesse erfolgreich umsetzen möchtest, darf du die Kommunikation nicht vernachlässigen. Wir unterstützen dich dabei. Wende dich bei Interesse gern an unsere Expertin Ilka Stiegler: +49 351 43755 11 oder stiegler@abg-partner.de