Vier Tipps für internes Wissensmanagement

Dass eine funktionierende interne Kommunikation für ein Unternehmen unverzichtbar ist, hört und liest man häufig. Wovon hingegen viel zu selten die Rede ist, ist das interne Wissensmanagement. Es kann als eine Art ungezwungene interne Weiterbildung angesehen werden und ist zentral, wenn es darum geht, die Mitarbeitenden in einen professionellen Austausch zu bringen und die Zusammenarbeit zu optimieren.

Warum sollte internes Wissensmanagement Teil der Unternehmenskultur sein?

Manche Kolleginnen und Kollegen unterhalten sich beim Morgenkaffee nicht nur über das letzte Wochenende, sondern auch über Projekterfolge, Arbeitsweisen oder neue Ideen. Wohlgemerkt: manche, nicht alle. Für uns als Agentur ist gemeinsames Brainstorming ein wichtiger Bestandteil der Arbeit, doch nicht in allen Unternehmen wird dem professionellen Austausch genügend Raum gegeben. Dadurch wird möglicherweise Potenzial verschenkt, denn internes Wissensmanagement:

• stellt kollektives Wissen her, das bestehen bleibt, auch wenn Mitarbeitende ausfallen oder nicht mehr verfügbar sind,
• dient als Weiterbildungsmöglichkeit,
• gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, Kenntnisse außerhalb ihrer spezifischen Aufgabe zu erlangen, die aber dennoch damit in Verbindung stehen,
• vertieft die Beziehung zwischen Kolleg:innen,
• schafft Werte im Unternehmen und
• kann die Bindung der Arbeitnehmer:innen an die Firma stärken.

Internes Wissensmanagement: informell lernen

Wissenserwerb kann sich bewusst oder unbewusst vollziehen. Forscher unterscheiden dabei formelles von informellem Lernen: Während formelles Lernen in Bildungseinrichtungen wie Schulen, Ausbildungsbetrieben oder Universitäten vonstattengeht, geschieht informelles Lernen eher nebenbei. Beim internen Wissensmanagement geht es vorrangig um diesen indirekten Wissenserwerb – schließlich sollen die Mitarbeitenden nicht dazu verpflichtet werden, etwas Neues zu lernen. Die Kenntnisse sind eher „nice to have“, eine freiwillige Ergänzung der bestehenden Fähigkeiten.

Ein Beispiel für informelles Lernen

Ein Kollege erzählt an der Küchenzeile von einem Vertriebsprojekt, an dem er derzeit arbeitet. Die Umstehenden gehören aber zum Personalmanagement und können sich unter den Fachbegriffen ihres Gegenübers zunächst nicht viel vorstellen. Auf Nachfrage erklärt er ihnen gern detaillierter, worum es sich bei einem Lead handelt, was man unter Marktsegmentierung versteht und was alles zum Customer Experience Management zählt. Dabei lernt die Gruppe neue Begriffe kennen und erhält gleichzeitig einen Einblick in die Vorgänge der Sales-Abteilung. Hier sind informelle Lernprozesse im Gange, denn hinter der Nachfrage und der Erklärung steht keine Weiterbildungsstrategie, keine Management-Vorgabe. Es wurde rein aus spontanem Interesse und Freude an der Unterhaltung heraus agiert.

Vier Maßnahmen, um internes Wissensmanagement zu fördern

Um den lebhaften Austausch auf professioneller Ebene anzuregen, können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber aktiv Möglichkeiten bereitstellen. Soll eine Wissensaustauschkultur aufgebaut werden, gibt es einiges zu beachten. Hier vier kurze Tipps:

1. Eine offene Unternehmenskultur etablieren

Grundvoraussetzung des internen Wissensaustauschs ist eine aufgeschlossene und unbelastete Kommunikation auf Augenhöhe. Dazu gehört auch eine konstruktive Fehlerkultur. Konkurrenzverhalten, Blockbildung und Vorbehalte stehen dem Teilen von Wissen im Weg. Deshalb gilt es zunächst, das Team entsprechend zusammenzubringen.

2. Informieren und Gelegenheiten zum Austausch schaffen  

Soll ein interner Wissensaustausch erfolgen, muss er selbst erst einmal zum Thema gemacht werden. Schließlich weiß nicht jeder auf Anhieb, was damit gemeint ist. Also heißt es: darüber informieren, Möglichkeiten des Austauschs schaffen und diese den Betreffenden immer wieder ins Gedächtnis rufen. Ähnlich wie gemeinsame Events oder Mitarbeiterausflüge für den Gruppenzusammenhalt, können spezielle Plattformen für den Wissensaustausch ins Leben gerufen werden. Etwa:

• Mentorenprogramme für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Nach Fachgebieten, Berufserfahrung und Fähigkeiten durchmischte Teams, die sich optimal ergänzen und voneinander lernen
• Interne Brainstormings, Vorträge oder Workshops
• Digitale Wissenssammlungen: Dokumente und Ordner, auf die alle zugreifen können, ein digitales Unternehmenslexikon

3. Den Beteiligten Zeit geben

Es kann etwas dauern, sich an die neuen Angebote zu gewöhnen. Zeit und Ausdauer sind auch nötig, um sich das Wissen tatsächlich anzueignen. Anfangs könnten die  Mitarbeiter:innen zudem das Gefühl haben, Arbeitszeit zu verschwenden, wenn sie sich mit etwas beschäftigen, was im Moment vielleicht nichts mit den aktuellen Aufgaben zu tun hat. Hier sollte die Geschäftsführung vermitteln, dass es erwünscht und sinnvoll ist, sich Zeit für den Wissenserwerb zu nehmen.

4. Den Wissensaustausch vorleben

Oft macht es einen großen Unterschied, wenn die Chefin oder der Chef selbst mit an Bord ist. Ein ehrliches Interesse an den Angeboten über alle Ebenen hinweg stärkt den professionellen Austausch, das gegenseitige Vertrauen und damit auch die Zusammenarbeit im Unternehmen.

Sie möchten mehr wissen?

Wir unterstützen Sie gern beim Ausbau Ihrer internen Kommunikation – ganz egal, ob im Rahmen eines Workshops, eines Mitarbeitermagazins, eines Mitarbeiternewsletters oder ähnlicher Maßnahmen. Möchten Sie gern mehr wissen? Dann melden Sie sich bei Ilka Stiegler: +49 351 43755 11 Oder: stiegler@abg-partner.de