Eine Plattform namens „Messe“: Wie Sie PR-technisch das Beste rausholen und in Erinnerung bleiben

Messeteilnahme, geeignete Plattform für diverse Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Der stationäre Handel profitiert täglich von ihm: dem Schaufenster. Unternehmen hingegen, die kein Ladengeschäft betreiben oder im B2B zu Hause sind, können seinen Vorteil nicht nutzen: Das direkte Werben um die Aufmerksamkeit der Kundschaft. Was in der Einkaufsstraße zum Schauen einlädt, müssen viele Betriebe anderweitig lösen. Die Messe ist für sie oft eine Alternative, sich zu zeigen und unmittelbaren Kontakt mit potenziellen Interessenten aufzunehmen. Egal ob Verbrauchermesse oder Ausstellung für ein exklusives Fachpublikum, diese Plattform hat an Wichtigkeit im Marketingkanon für Unternehmen nicht eingebüßt. Allerdings richten viele Betriebe die Aufmerksamkeit meist allein auf die Ausstattung der Messepräsenz selbst. Wirksame Öffentlichkeitsarbeit im Vorfeld, währenddessen und danach bleibt jedoch aus.

Die Messe ist ein wichtiger Baustein der Imagebildung. Natürlich präsentieren sich Unternehmen hier mit ihren neuesten Ideen, schönsten Produkten und vielversprechenden Innovationen. Wer selbst schon einmal Messebesucher war, weiß jedoch, dass für tiefergehende Kommunikation selten ausreichend Zeit bleibt. Auf der Messe erlebt man eher Vielfalt, nimmt Inspirationen mit und lernt neue Menschen kennen. Die tatsächliche Auseinandersetzung mit dem, was man dort nur in Bruchstücken mitbekommen hat, findet oft erst im Nachgang statt – vorausgesetzt man hat seine Eindrücke nicht schon wieder vergessen und die eingesammelten Visitenkarten in die Schublade gelegt.

Beginn der Kommunikation parallel zur Messeplanung

Hier zeigt sich bereits die Chance einer begleitenden PR-Arbeit: Unternehmen, die Messen als Ort der Kontaktanbahnung nutzen, bringen sich durch weiterführende Kommunikation in Erinnerung und verfestigen den losen Erstkontakt. In Anbetracht der oft immensen Kosten für Standgestaltung und -miete, Personal, An- und Abreise oder Drucksachen steigt die Bedeutung einer nachhaltigen Kommunikation. Denn was nutzt die finanzielle Investition, wenn sie ohne gewinnbringende Folgen verpufft?
Die Weichen für die nachhaltige Wirkung und Erinnerung werden bereits im Vorfeld gelegt. Insbesondere bei der Teilnahme an Fachmessen gilt es, die Kommunikation bereits parallel zur Messeplanung zu starten. In einer Pressemitteilung werden Journalisten über die Messepräsenz und das, was das Unternehmen dort zu bieten hat, informiert – gern mit einer Einladung der Redaktionen zur Veranstaltung selbst. Hier ist allerdings der Aufwand für die Medienvertreter abzuschätzen: Wer keine klare Neuigkeit in Verbindung mit der Messe zu bieten hat, sondern mit dem bisherigen Portfolio „einfach nur Gesicht zeigt“, wird für Fachjournalisten von weit her sicherlich keinen Reiseanlass bieten. Aber: Selbst wenn man keine bahnbrechende Schlagzeile in der Tasche hat, lässt sich ein Aufhänger für die Kommunikation finden. Das ist sogar ein Muss, auch wenn man lediglich Lokalredaktionen zur Audienz bittet. Das Gefühl, exklusives Vorwissen zu haben, schmeichelt jedem Journalisten – ein sehr guter Grund für rechtzeitige Pressearbeit vor der Messe.

Ein zweiter sind die besonders bei Fachmedien nicht selten langfristig getakteten Redaktionsschlüsse. Etwa drei Monate vor der eigentlichen Messe sollte also die erste Presseinformation ausgesendet werden – eventuell sogar noch eher. Hier entscheidet der Redaktionsplan, den man natürlich weit vorher kennen muss. Lokale und regionale Redaktionen können etwa drei Wochen vor Messeeröffnung eingeladen und etwa eine Woche davor gern noch einmal „vorsichtig“ erinnert werden. Öffentlichkeitsarbeit heißt jedoch nicht, nur Medien einzuladen. Auch Kunden, die vielleicht sogar am Messeort oder in dessen Nähe leben, dürfen gern einen Hinweis erhalten. Gleiches gilt für Lieferanten und Geschäftspartner. Oftmals geben Messeveranstalter auch eine eigene Publikation, zum Beispiel eine Zeitschrift, heraus. Unternehmen sollten nachfragen, ob es hier eine Möglichkeit zur Mitwirkung gibt.

Professionelles Auftreten während der Messe


Während der Messe müssen die eingeladenen Journalisten gebührend empfangen und betreut werden. Das Format der Pressekonferenz oder eines Pressegespräches bietet sich auch in diesem Rahmen an. Messegesellschaften halten für solche Events eigene Tagungsräume bereit. Weiterführende Gespräche mit Medienvertretern ergeben sich im Nachgang, im besten Fall auch am Stand. Die Pressemappe darf hier keinesfalls fehlen, ebenso wenig der erfahrene Ansprechpartner aus dem Unternehmen, der Fragen beantworten und Veröffentlichungen begünstigen kann. Damit die Kommunikation Früchte trägt, ist ein hoher Qualitätsanspruch geboten. Fundierte Texte, ansprechendes Bildmaterial und ein erweitertes Informationsangebot im Pressebereich auf der Unternehmenswebsite gehören zum Grundinventar. Erfahrene PR-Fachleute haben hierin Übung und können besonders kleinere Teams effizient und effektiv unterstützen.

Körpersprache und Ambiente


Auch die direkte Kommunikation mit dem interessierten Messepublikum vor Ort gehört zu einer guten Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen einer Messe und ist oft Aufgabe des Vertriebs. Emotionale Ansprachen in Form eines aufmerksamkeitsstarken Messestandes und natürlich ebenso einfangender Kommunikationsmittel stellen das Helferteam. Nicht vorrangig öffentlichkeitswirksame, aber sich gravierend auf die Kommunikation auswirkende Aspekte sollten bereits im Vorfeld klar sein: Gesprächstaktik, professionelles Auftreten und Rahmenbedingungen mit Wohlfühlbonus unterstreichen gelungene Messe-Kommunikation und tragen dazu bei, dass der Messeauftritt – und damit das Unternehmen – bei den Standbesuchern in Erinnerung bleibt.

Aktive Kommunikation des Messegeschehens

Neben Journalisten und neuen Kontakten dürfen auch Bestandskunden und weitere Stakeholder nicht vergessen werden: Regelmäßige News zur Messe im Unternehmensblog und den sozialen Medien stärken die Kundenbindung. Ankündigungen im Vorfeld und die zusammenfassende Dokumentation im Nachgang runden diesen Teil der Öffentlichkeitsarbeit ab. Selbstverständlich freuen sich auch „daheimgebliebene“ Mitarbeiter über Messe-Eindrücke im Intranet oder der Mitarbeiterzeitschrift.

Die Messe als Anlass für direkte PR


Ist der Trubel vorbei, der Stand abgebaut und der nächste Bürotag mit allem Liegengebliebenen angebrochen, geht die Nachbereitung der Messe leider oft unter. Doch gerade jetzt ist Ausdauer gefragt – immerhin bietet sich nicht oft ein so perfekter Anlass, noch einmal die Medien und die Namen auf eingesammelten Visitenkarten zu kontaktieren. Redaktionen, die nicht an der Messe teilgenommen haben, können mit einem Nachbericht trotzdem zur Veröffentlichung animiert werden. Journalisten, die sich vor Ort haben sehen lassen, erhalten noch einmal eine Erinnerung oder Unterstützung beim eigenen Text. Potenziellen Neukunden ruft man via Telefonat den ersten Kontakt ins Gedächtnis und bietet eine Weiterreise in der sogenannten „Costumer Journey“ an. Jetzt kann es konkret werden, im besten Fall winkt tatsächlich ein neues Geschäft. Deshalb: Visitenkarten ordnen, erfassen und strukturiert nacharbeiten! Gern auch mit Mailings oder der Imagebroschüre per Post. Möglich, aber oft ohne Reaktion bleibt die E-Mail. Sie geht, auch wenn man sich schon kennt, zwischen den hundert anderen am Tag unter.

Netzwerkarbeit nach der Messe

Auf Messen lernt man jedoch nicht nur Käufer und Multiplikatoren für seine Unternehmensbotschaften kennen, sondern oft auch interessante Persönlichkeiten, mit denen man beispielsweise imagefördernde Kooperationen eingehen kann. Vielleicht entdeckt sich ja sogar ein interessanter Anlass für Sponsoring.
Das Wichtigste: Dranbleiben! Auch das einmalige Nachfassen reicht nicht aus, um bleibende Ergebnisse zu erzielen.

Sie wollen das Beste aus Ihrer Messeteilnahme rausholen? Hier haben wir für Sie noch einen kurzen “Wegweiser” vorbereitet – und wenn Sie bei der ein oder anderen Sache Unterstützung benötigen, freuen wir uns über Ihre Anfrage:


vorher:

  • Pressearbeit: Informationen zur Messeteilnahme, Messe und/oder neues Produkt als Aufhänger, Medienvertreter einladen
  • Mitarbeiter: Information zur Messeteilnahme, Ideen erfragen und Mitarbeiter einbinden; das Messepersonal schulen
  • Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner: Information zur Messeteilnahme, einladen
  • Hinweis in eigenen Medien: Newsletter, Internetseite, Kundenmagazin, Mailsignaturen etc.

während:

  • Pressekonferenz, Pressegespräch
  • (multimediale) Produktpräsentationen
  • Rundgang, um andere Teilnehmer der Messe kennenzulernen (einerseits Wettbewerbsbeobachtung, andererseits eventuell Kooperationen)
  • bei innovativen Themen: Vortrag beim Messerahmenprogramm halten
  • regelmäßig in sozialen Medien posten, News im Corporate Blog und auf der Corporate Website veröffentlichen

danach:

  • Pressematerial zur Nachberichterstattung bereitstellen
  • bei Redaktionen, die zur Messe da waren, nachfassen
  • Nachbericht in Unternehmensblog und auf der Webseite, im Kundenmagazin und der Mitarbeiterzeitschrift
  • geknüpfte Kontakte (Visitenkarten) nachbereiten: Telefonat, Mailing, Infopost
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