Events in der Corona-Krise: absagen oder verlagern?

Die derzeitige Ausnahmesituation und das notwendige Social Distancing haben zur flächendeckenden Absage von kleineren und größeren Veranstaltungen geführt. Das ist nicht nur verheerend für Unternehmen aus der Veranstaltungsbranche. Es schränkt massiv die Möglichkeiten fast aller Betriebe ein, mit ihren Partnern, Kunden oder Interessenten zu kommunizieren. Deshalb sucht man momentan intensiv nach geeigneten digitalen Alternativen, um in der Corona-Krise den Kontakt zu den Zielgruppen nicht zu verlieren.

In der Corona-Krise schnell reagieren

Wer denkt, ein Unternehmen könne eine solche Krise einfach aussitzen, irrt sich wahrscheinlich gewaltig. Es wäre ein großer Fehler, einfach nichts zu tun und auf Besserung zu hoffen. Wie schon in unserem Beitrag über Öffentlichkeitsarbeit in Zeiten von Corona erwähnt, sollten Unternehmer stattdessen möglichst schnell aktiv werden. Online-Präsenz ist dabei derzeit unverzichtbar.

Events in der Corona-Krise – den Kontakt zur Zielgruppe nicht verlieren

Es gilt, konsequente Maßnahmen zu ergreifen, um geplante Veranstaltungen digital ins Netz zu verlagern. Wer zu lang zögert, den verliert die Zielgruppe womöglich aus den Augen. Bedrohte Events sind aber nur ein Teil der momentanen Herausforderungen. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig und umfassend über den Umgang mit der Krise zu informieren.

Infos über Events in der Corona-Krise richtig streuen

Stakeholder möchten dringend wissen, ob und wie das Unternehmen gerade arbeitet. Sie fragen sich zudem: Finden auch weiterhin Veranstaltungen statt? Werden sie verschoben? Weicht man auf ein anderes Format aus? Wenn ja, auf welches und wie kann ich daran teilnehmen? Solche Informationen sollten am besten über die eigene Website, Social Media und andere Kanäle wie beispielsweise Newsletter mitgeteilt werden. Über diese können Menschen derzeit effektiv erreicht werden.

The show must go on – nur anderswo!

Auch Jahre im Voraus geplante Events stehen wegen der Corona-Pandemie auf der Kippe. Eine knifflige Frage dabei: Wie lässt sich ein Ereignis auch online sinnvoll umsetzten, ohne seinen besonderen Charakter über Bord zu werfen? Die Antwort: Es erfordert oft zwar Einiges an Aufwand und Kreativität, aber grundsätzlich lassen sich die meisten Veranstaltungen auch online umsetzen. Sicher wird vieles nicht so spektakulär, direkt und sinnlich greifbar wie bei einem Event vor Ort, doch Online-Events besitzen ihren eigenen Charme. Man muss diesen nur zu nutzen wissen. Eins bleibt übrigens gleich: Eine intensive Vorbereitung ist auch online das A und O eines gelungenen Events.  

Wie sich Events in der Corona-Krise auch online durchführen lassen

Zusammenkünfte wie Online-Workshops, -Seminare und -Pressekonferenzen waren auch schon vor der Krise auf dem Vormarsch. Denn sie bieten viel Flexibilität: Egal, wo er sich befindet – jeder Teilnehmer mit passendem Endgerät und Internetzugang kann sich einklinken. Es gibt also bereits bewährte Formate, auf die Unternehmen in diesen Zeiten mit ihren Events ausweichen können.

Welche Tools machen Events in der Corona-Krise möglich?

Apps wie beispielsweise Zoom ermöglichen Videozusammenkünfte von bis zu 100 Personen. Lediglich der Organisator oder die Organisatorin muss sich dafür registrieren, alle anderen Teilnehmer erhalten Zugriff über einen Link. In der kostenlosen Variante beschränkt sich die Gesprächsdauer allerdings auf 40 Minuten. Komplett kostenlose Alternativen sind beispielsweise Skype oder der Videochat bei Facebook. Jedoch muss dafür jeder Beteiligte ein eigenes Nutzerkonto besitzen.

Infomaterial online verteilen

Um im Anschluss oder Vorfeld eines virtuellen Treffens entsprechende Materialien bereitzustellen, eignet sich zum Beispiel der Web-Dienst WeTransfer. Dieser erlaubt das Teilen von Dateien bis zu einer Größe von zwei Gigabyte. Per E-Mail ist so etwas nur schwer zu versenden. Anmelden muss sich bei dem Dienst nur der Veranstalter, die Beteiligten bekommen einfach einen Link zu den Daten zugeschickt und können dann darauf zugreifen.  Der Haken: WeTransfer speichert die Dateien nur für eine Woche und entfernt sie anschließend wieder. Für eine längere Speicherung wird die kostenpflichtige Version benötigt.

Events in der Corona-Krise: Die Messe als Videospiel?

Auch für große Events wie Messen mit Hunderttausenden Besuchern gibt es digitale Ausweichmöglichkeiten. Konkret bedeutet das: Eine Veranstaltung wird vom üblichen, realen Ort auf eine virtuelle Location verlegt. Dieser „Umzug“ läuft beispielsweise über Plattformen wie Expo-IP oder ubivents. Das Ergebnis erinnert ein bisschen an ein Videospiel, in dem die Besucher umher spazieren und interagieren können.

Virtuelle Events: vom Chatbot bis zum individuellen Messestand

Der Gestaltung von digitalen Großevents sind kaum Grenzen gesetzt. So können beispielsweise virtuelle Ansprechpartner erstellt werden, die den Nutzer informieren und seine Fragen über eine Live-Chat-Funktion beantworten. Im Fall einer Messe können die verschiedenen Stände zudem individuell von den Ausstellern gestaltet werden. Vorträge lassen sich entweder live streamen oder vorproduzieren.

Damit punkten Online-Events bei Veranstaltern

• Keine Platzmiete, kein Anfahrtsweg
• Kein Aufbau von realen Messeständen
• Keine eingeschränkte räumliche Kapazität
• Direkte Einbindung von Social-Media-Kanälen
• Längere Beständigkeit des Events: Inhalte im Nachhinein abrufbar, Teilen und Liken einzelner Beiträge
• Umfassende Analysemöglichkeiten
• Geringere Umweltbelastung durch das Event

Immer den Menschen ansprechen

Ob virtuell oder nicht: Ziel eines Events ist es, potenzielle Interessenten anzusprechen und sie vom eigenen Angebot zu überzeugen. Dafür ist der Dialog zwischen Kunde und Verkäufer essenziell. Das direkte Gespräch hilft auch in der Corona-Krise, die ungewohnte Situation aufzubrechen, die räumliche Distanz durch das Internet zu überbrücken und Vertrauen zu erwecken.

Reibungslose Technik als Basis eines Events

Damit ein Event bei der Zielgruppe in positiver Erinnerung bleibt und seinen Zweck erfüllt, muss es trotz der angespannten Situation gut durchdacht und umgesetzt werden. Ein möglichst reibungsloser Ablauf wird dabei durch intensive Vorbereitung und mehrere Testläufe gewährleistet. Bei der Planung sollte neben einer technisch stabilen Lösung, Datenschutzaspekten und geeigneten Verschlüsselungstechniken außerdem auf Barrierefreiheit geachtet werden. Etwa: Untertitel für Gehörlose oder Extrakommentare für Menschen mit einer Sehbehinderung. 

Das bringen Online-Events den Teilnehmenden

• Zeitliche und räumliche Flexibilität
• Keine Reisekosten, kein Anreiseweg
• Weniger Stress und Hektik
• Mehr Platz für individuelle Fragen

Sind digitale Events die Zukunft?

Im Zuge von Corona werden Online-Formate wohl in Zukunft mehr und mehr Zuspruch finden. Damit verschwinden herkömmliche Eventformen aber keinesfalls von der Bildfläche: Menschen sind körperliche Wesen. Deshalb bietet eine Online-Veranstaltung immer auch weniger Sinneseindrücke und Emotionen als ihr analoges Pendant. Die Stimmung, die auf einer echten Messe herrscht, lässt sich nicht so einfach „digitalisieren“. Der persönliche Kontakt von Angesicht zu Angesicht ist der große Trumpf „realer“ Events gegenüber ihrer digitalen Versionen. Das wird sich vermutlich so schnell nicht ändern.

Machen Sie aus der Not eine Tugend!

Auch wenn sich manches Unternehmen bislang an bestimmte Onlinetools oder Kommunikationsmittel nicht so richtig herangetraut hat, in der Krise sind sie gerade bei Events oft unerlässlich. Das sollte aber nicht nur als Zwang oder Notlösung betrachtet werden. Denn dadurch ergibt sich für Sie auch die Chance, sich mit neuen Optionen und Techniken vertraut zu machen. Vielleicht finden Sie so auch Lösungen, die weit über Corona hinaus Erfolg versprechen.
Gern unterstützen wir Sie dabei, mit Ihrer Kommunikation neue Wege zu gehen. Wenden Sie sich an Ilka Stiegler: 0351 437 55 11 oder stiegler@abg-partner.de